Há dez anos, o Google era visto quase que exclusivamente como um mecanismo de busca, mas começava a colocar no mercado novos serviços como Gmail e Orkut; o Facebook era lançado em sua primeira e restrita versão; a internet banda larga começava sua lenta trajetória de popularização no Brasil e os mais modernos adotavam
palmtops em substituição às agendas eletrônicas ou de papel. Nas escolas brasileiras, falava-se em lousa eletrônica, mas poucas possuíam e usavam o aparato de fato. A internet ainda ficava majoritariamente restrita aos laboratórios de informática e raros eram os professores que incluíam seu uso nas aulas.

Em uma década, passamos da internet discada e de uma incipiente banda larga de 128 Kbps (ou kilobits por segundo, uma das unidades de medida do tráfego de dados) para uma velocidade cerca de 15 vezes maior se tomarmos como base os 2 Mbps vendidos como “dois mega de velocidade” por boa parte das empresas que oferecem o serviço hoje no Brasil.

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Com certeza, a escola da década anterior não é a mesma de hoje. E uma das mais profundas mudanças realizadas nesse período foi o impacto nas ferramentas de gestão, que permitiram que os processos escolares ficassem muito mais simples. “O acesso à tecnologia e à internet afetou drasticamente a dinâmica dos próprios alunos e da instituição. Antes, a tecnologia era uma distração. Hoje, ela ajuda”, avalia Gustavo Bastos, diretor do segmento educacional da Totvs, empresa de softwares de gestão.

Géssica Fernandes, gerente de marketing de outra companhia do ramo, a Gvdasa, vai mais a fundo. “Toda a comunidade aca­dêmica hoje está conectada através de portais de relacionamento e serviços na web. Pais e alunos podem acompanhar pela internet informações como matrícula, histórico escolar, calendário de aulas, avaliações e movimentações financeiras. Já os professores podem fazer a digitação de notas e o envio de materiais para a turma, para citar apenas alguns serviços.”

Tudo na nuvem
Um elemento significativamente alterado pela contínua evolução da banda larga foi o local onde os dados são guardados e os processos acontecem. Em 2004, era preciso que cada escola tivesse seus servidores próprios para armazenar informações e executar as tarefas dos softwares, instalados e operados internamente. Nos dias de hoje, com a computação em nuvem, a falta desta estrutura não é mais uma condição impeditiva.

“Para explicar ‘a nuvem’ para as escolas, faço um paralelo com o banco: nós deixamos nosso dinheiro no banco e usamos meios eletrônicos para sacar, fazer compras, etc. Quem adota a computação em nuvem deixa os dados numa espécie de banco”, explica Rubens Monteiro Júnior, presidente do Conselho de Administração da Gennera, que tem foco exclusivo em educação, assim como a Gvdasa.

“Usar a nuvem nada mais é do que armazenar os dados nos servidores da nossa empresa em vez de usar uma complexa estrutura de servidores que seriam instalados na escola. E isso veio acompanhado de um grande desenvolvimento também na área de segurança de dados”, explica.

O padre Rafael Zanata Albertini, diretor pedagógico do Colégio Salesiano Dom Bosco do Mato Grosso do Sul, em Campo Grande, conta que o uso da nuvem agilizou a gestão tanto por parte da direção da escola quanto da mantenedora: “Nós não dependemos mais do departamento de TI da casa como era antes. Tudo está centralizado e ficou muito mais fácil de ser consultado”.

Redução de custos
Atualmente, até a instalação e o treinamento podem ser feitos à distância, algo impensável há alguns anos segundo o presidente do Conselho da Gennera, empresa sediada em Florianópolis, Santa Catarina: “Temos clientes no Acre. Se fôssemos adotar o método de dez anos atrás, o cliente teria de pagar viagem de ida e volta para um consultor, e uma semana de treinamento com estadia em hotel. Hoje, só fazemos isso se o cliente realmente sente necessidade”.

Este alívio na exigência de infraestrutura diminuiu o custo para as escolas nesta esfera. Por outro lado, a última década viu os softwares de gestão deixando de ser somente “programas para instalar e usar” e se convertendo em pacotes de serviços pelos quais se chega a pagar até mais do que na aquisição de um software apenas.

Por trás dos sistemas de hoje, há não só a estrutura física dos servidores geridos pelas empresas que vendem as soluções, mas os especialistas responsáveis por essa estrutura, pelo desenvolvimento contínuo das atualizações e pelo suporte técnico.

É por conta de tudo isso que adotar o produto de uma determinada empresa virou uma espécie de casamento: o pós-venda passou a ser um relacionamento de longo prazo, tão ou mais importante do que a venda do produto em si. O cenário ideal é aquele em que há um equilíbrio entre o tanto que a empresa consegue adaptar seus serviços para a escola, e o quanto a escola é capaz de ajustar seus processos para tirar o melhor das ferramentas.

O Colégio Ari de Sá Cavalcante vem tocando em sua principal unidade em Fortaleza, Ceará, um projeto-piloto de substituição total dos livros pedagógicos por tablets, mas também faz um uso expressivo dos softwares na gestão: “Nós temos um uso muito intenso tanto para tomada de todo tipo de decisões – já que é possível analisar com facilidade o desempenho das turmas, a quantidade de rematrículas, dentre outros – quanto para atingir nossa meta de reduzir o uso da secretaria. A tecnologia ajudou a criar procedimentos mais coesos, fluxos de trabalho muito claros e eu consigo medir até o tempo de um atendimento”, diz Andrey Halysson Lima Barbosa, gerente de Tecnologia da Informação da escola.

Era móvel
“O passo mais recente a propiciar um salto de desenvolvimento foi a implantação da internet sem fio na escola. Nós passamos a usar os softwares para gerir estes acessos também. Os alunos só podem acessar o wi-fi com a senha deles e fora dos horários de aula. Durante as aulas, o serviço é bloqueado para os usuários, a não ser que os professores façam a liberação de determinada turma”, conta Barbosa, que está em vias de implantar o sistema mobile no Ari de Sá. “Além do uso didático, somos cada vez mais cobrados por pais e alunos para que o acesso às informações ‘burocráticas’ possa ser feito via celular.”

Todos os profissionais ouvidos na reportagem foram unânimes neste ponto: a próxima transformação a ser massificada é a migração de tudo isto para dispositivos móveis, os tablets e celulares. Na última década, não foram só sistemas e internet que avançaram. O computador em si, o hardware, não só evoluiu, como teve os custos barateados no Brasil depois de 2005. A venda de computadores e notebooks no varejo teve as alíquotas do PIS e Cofins reduzidas a zero. Depois, tablets, modems, smartphones e roteadores foram incluídos no pacote. A desoneração foi recentemente estendida até o fim de 2018.

Em plataformas mobile, os aplicativos já permitem que os responsáveis possam conferir em quais aulas os filhos estiveram presentes, e que consigam consultar as notas e as ocorrências pedagógicas sem depender da boa vontade do filho que tomou uma advertência, por exemplo. Numa visão um pouco mais futurista, no entanto, a tendência da tecnologia é estar “cada vez mais presente e transparente na nossa rotina”.

Esta é a previsão de Walter Saliba, diretor da empresa de softwares Prima, que escolheu uma imagem forte para exemplificar sua crença. “Imagino que o tradicional controle de frequência pela chamada será provavelmente substituído pela verificação de presença através da interação com um chip no celular, no uniforme, no material escolar ou até mesmo na pele do aluno.”

Sem achismos
Apesar de toda a evolução tecnológica, há ainda quem veja certa resistência por parte de algumas instituições de ensino. “Muitos diretores ainda enxergam nossos sistemas apenas como cadastro de alunos. Às vezes precisamos demonstrar o potencial dessas ferramentas para aprimoramento da gestão através de controles financeiros – como o orçamento escolar e a inadimplência – e a melhoria da qualidade dos serviços e do atendimento aos alunos”, avalia Saliba.

Padre Albertini, da Missão Salesiana, dirige uma escola que parece já ter entendido o valor do que a tecnologia atual pode facilitar nos bastidores da gestão. “Usamos estes dados [obtidos pelo uso do software de gestão] para fazer tanto o diagnóstico preciso da situação atual como projetar novas metas, sem incorrer em ‘achismos’.”

A tendência é que escolas percebam mais e mais “a importância de estarem conectadas com pais e alunos fora da sala de aula como forma de ampliar a comunicação e fortalecer o relacionamento”, diz Géssica Fernandes, da Gvdasa. Na era da mobilidade, com internet e hardware mais acessíveis, ficam cada vez mais escassas as desculpas para não seguir este caminho.