Instituições de ensino apostam em softwares que facilitam as atividades diárias e ajudam a garantir a permanência dos alunos até a conclusão de seus cursos
por Juliana Duarte

O que é
Softwares de gestão escolar e sistemas de controle de presença são formas eficazes de combater a evasão no ensino superior. Desenvolvidos especialmente para suprir as necessidades do dia a dia de uma universidade, os softwares centralizam o controle de todas as atividades da instituição, desde o número de matrículas ao índice de satisfação dos estudantes. O sistema ajuda a organizar as tarefas e a oferecer serviços melhores, características bastante valorizadas pelos alunos.
As ferramentas de controle de presença são capazes de identificar com precisão a frequência dos universitários em todas as aulas. Com esse indicador, o gestor poderá investigar o motivo de uma disciplina ter mais adesão que a outra, propor melhorias e identificar problemas.
Como funciona
Todas as informações são armazenadas em um único programa, um tipo de servidor que é instalado na rede local da instituição. Esse sistema é capaz de exportar e importar dados de (ou para) outras unidades e também armazená-los em arquivos on-line. Tudo o que acontece na universidade é catalogado e fica disponível para a visualização. Os dados gerenciais são arquivados em tempo real por meio de relatórios, planilhas e gráficos.
No caso do controle de presença, os alunos registram a entrada nas aulas por meio de máquinas que captam as impressões digitais ou cartões eletrônicos que reconhecem o estudante por um código de barras (a tecnologia dispensa a realização das tradicionais chamadas). Todos os dados são armazenados e encaminhados para a rede.
Por que utilizar?
As ferramentas de gestão ajudam a aumentar a captação de alunos, fidelizar os já matriculados, melhorar o relacionamento com estudantes e familiares e ainda simplificam os processos operacionais. Esse tipo de investimento ajuda a diminuir a inadimplência, facilita o pagamento de funcionários, possibilita interação mais eficaz com os estudantes e oferece serviços importantes, como consulta a notas e faltas e solicitação de documentos.
Tipos
Os softwares de gestão escolar são abrangentes, pois compreendem todas as atividades da instituição. Eles estão disponíveis em módulos que abrangem cada etapa administrativa da universidade, como gestão acadêmica, biblioteca, educação a distância, RH e gestão de projetos, entre outros. Os sistemas de controle de presença são mais focados: sua função é monitorar e registrar apenas a frequência dos alunos.
Quanto custa
O valor dos softwares e das ferramentas de presença pode variar bastante. Geralmente as instituições contratam esse tipo de serviço por módulos, que vão desde uma opção simples, capaz de gerenciar apenas uma função, até a mais completa. Os custos estão relacionados também à licença de uso, manutenção e instalação. A cobrança pode ser por pacote ou por número de estudantes matriculados. Para se ter uma ideia, com o sistema da empresa WPensar, a universidade desembolsa R$ 2 por aluno (custo mensal).