Diante da oferta de tantos produtos e serviços, muitas instituições de ensino superior adotam novas tecnologias de forma quase impulsiva, sem pensar na real necessidade da aquisição e sem atentar para questões de ordem prática, como a existência de funcionários capacitados para operar a novidade. A sedução dos modismos e, principalmente, a esperança de que o produto adquirido produzirá, no curto prazo, melhorias educacionais e administrativas explicam esse comportamento das IES, que embora comum, precisa ser repensado.
Durante a realização do 8º Seminário de Tecnologia da Informação, realizado pelo Semesp, o consultor Davi Nelson Betts afirmou que antes de começar qualquer projeto, as instituições devem fazer uma autoavaliação para saber em que estágio estão e se há condições para adotar a tecnologia desejada. “Esse questionamento é fundamental para avaliar quais percalços poderão surgir ao longo do projeto e, portanto, quais ações precisam ser tomadas previamente para que a iniciativa tenha êxito”, descreveu. Desse modo, vale questionar se o sistema de TI tem maturidade suficiente para suportar tal ação, se é estável, seguro e se é compatível com o novo sistema, programa ou ferramenta que se pretende incorporar. “Esses gaps precisam ser identificados e corrigidos antes de mais nada”, enfatizou.
Outro aspecto é verificar a aptidão da organização e de seus funcionários, questionando se haverá pessoas preparadas para lidar com o novo sistema e quais serão os custos de treinamento, por exemplo. “As tecnologias não dão suporte a si mesmas. Dependem de pessoas capacitadas e orientadas aos objetivos propostos”, falou Aldo Barduco, CEO da Ficar, que também se apresentou durante o evento.
De acordo com o executivo, muitas vezes a tecnologia é vendida, oferecida, percebida como algo muito fácil, que traz resultados automaticamente. “Muitos pensam que basta comprar aquela máquina, aquele software que, com um clique ou dois, a instalação será concluída e os resultados começarão a aparecer a partir daí. Mas, na prática, 99% das tecnologias não funcionam dessa forma”, alertou. Sem ter isso claro e sem um bom planejamento, os gestores podem se ludibriar com a ideia de que a tecnologia vai facilitar o dia a dia da instituição. “Mas nessas condições, em vez de facilitar, o novo produto pode complicar a vida do gestor”, ressaltou o executivo.
O fator humano
Os gaps culturais também precisam ser contemplados para que o preconceito contra o uso de tecnologia – recorrente entre os professores – não inviabilize a implantação do projeto. Sobre esse ponto, Betts faz um alerta quanto à necessidade de criar comitês de apoio a mudanças para dar suporte aos funcionários. “Toda inovação assusta. As pessoas precisam de pontos de apoio”, acredita.
Além do comitê, o consultor também sugere reforçar as ações de comunicação para que os colaboradores entendam a proposta do trabalho e participem. Os docentes merecem especial atenção nessa etapa, uma vez que eles servem de ponte entre a instituição e o aluno. Se o professor não está engajado no uso da tecnologia, ao contrário de seus alunos, pode haver conflitos. Isso se aplica também para os funcionários dos setores administrativo, financeiro etc. “Todos eles estão envolvidos e precisam ser comunicados, motivados para entender por que estão adotando aquela tecnologia e quais são os ganhos que ela proporcionará”, aponta.
Entender o porquê da nova tecnologia, aliás, deve ser o ponto de partida de qualquer projeto, juntamente com o planejamento. O objetivo precisa estar claro, pois dele dependem os resultados, como afirmou Barduco. Se a meta é atrair mais alunos, o design e a organização dos conteúdos de um site serão diferentes de outro que se propõe a fortalecer a marca da instituição, exemplificou.
Pesquisa inédita
Além de promover debates, o seminário trouxe uma pesquisa inédita sobre a utilização de recursos de TI em instituições de ensino superior. De acordo com César Fava, coordenador do grupo de TI do Semesp, o levantamento é o primeiro do gênero e mostra o que já está consolidado, em termos de recursos, e o que pode ser mais bem explorado. “Sua finalidade é servir de referência aos gestores da área, que poderão embasar-se na pesquisa para saber como e quais tecnologias estão sendo empregadas no setor”, declarou o consultor.
No total, 87 instituições de ensino participaram do levantamento, que, entre outros dados, mostrou quais áreas utilizam sistemas desenvolvidos internamente e quais empregam sistemas externos (veja mais na página ao lado).
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De acordo com Fava, chamou a atenção na pesquisa o baixo uso de ferramentas analíticas, empregadas por pouco mais de 20% das instituições. “Esse é um ponto de atenção, porque essas ferramentas são importantes para o acompanhamento da vida administrativa da instituição e, sobretudo, da vida acadêmica dos alunos. Os dados dessas duas fontes, quando conjugados, fornecem aos gestores condições muito mais apropriadas para a tomada de decisões”, ressaltou.
Quando bem utilizadas, essas ferramentas adquirem uma importância estratégica, uma vez que podem assumir a função descritiva (informando o que aconteceu), diagnóstica (por que aconteceu), preditiva (o que acontecerá) e prescritiva (o que é preciso fazer), acrescentou Marcos Sanchez, gerente de TI da Cetec Educacional.
Porém, para produzir os resultados esperados, não basta que o setor de TI incorpore ao seu arsenal ferramentas de Big Data, para citar um exemplo. “Sem contexto, a informação não serve para nada. Ao simplesmente coletar uma infinidade de dados, os gestores se veem diante de um mar de respostas sem saber quais são as perguntas correspondentes”, falou Sanchez.
O prazo também é importante. Não adianta monitorar tantos dados se isso não acontecer na frequência apropriada. O gerente da Cetec lembrou que é muito comum associar um alto número de reprovações (dependências) com a evasão. Mas, muitas vezes, esses dados têm de ser lidos na ordem inversa. Não é o alto número de dependências que provoca a evasão, mas sim o contrário. “Quando a instituição se dá conta, o aluno já foi embora há três meses. Além de ter perdido um estudante, ela dificilmente vai receber essas três mensalidades que ficaram pendentes. Para piorar, ainda terá pago imposto sobre o serviço prestado”, alerta.
Para evitar situações como essa, Fava esclareceu que as instituições podem recolher mais informações sobre como o aluno está aprendendo e se ele está usando corretamente aquilo que a instituição disponibiliza com essa finalidade, como os portais e as ferramentas de ensino on-line. Esses dados, por sua vez, podem ser combinados com dados recolhidos na esfera administrativa, como índice de faltas, notas e inadimplência, e compor um perfil mais apurado dos alunos (leia mais na matéria de capa dessa edição).
Papel estratégico
Os especialistas que se apresentaram no seminário ainda destacaram a importância de tratar a área de TI como um setor estratégico. A pesquisa revelou que seus respondentes ocupam, em sua maioria, cargos de gerência (33,3%), coordenação e supervisão (28,7%), seguidos por direção e analista técnico (ambos com 10,3%). Isso mostra, segundo Fava, que os profissionais da área de TI, especialmente nas instituições de pequeno e médio portes, ainda prestam apenas suporte aos diretores.
Nessas condições, a área é excluída das reuniões de planejamento estratégico e os investimentos que ela demanda são vistos como custo. O subaproveitamento dos dados ou a utilização fora do prazo também são reflexos dessa situação, como destaca Sanchez. “A TI precisa ser vista como uma aliada e participar da estruturação dos processos. As tecnologias trazem muitas oportunidades, mas tem de saber usar”, aponta.